Privacyverklaring

1. Algemene overwegingen

Tandartspraktijk AE Koch, gevestigd aan de Marga Klompesingel 184 te Hoofddorp, hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen de praktijkvoering wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Wij mogen alleen rechtmatig persoonsgegevens van u verwerken als wij dat doen op basis van een juridische grondslag. Wij verwerken uw persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst tussen u en ons, zoals neergelegd in artikel 6 lid 1 sub b van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken voor een ander gerechtvaardigd belang, zoals het informeren van onze patiënten over actualiteiten of wijzigingen in onze dienstverlening. Deze grondslag is neergelegd in artikel 6 lid 1 sub f van de AVG. Tandartspraktijk AE Koch handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

  • persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
  • alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacy verklaring.
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt (bijv: factoringmaatschappij), dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
  • op de hoogte zijn van de rechten van patiënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.

Tandartspraktijk AE Koch is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten.

Annemarie Koch, tandarts, belast met privacybeleid, is voor patiënten de contactpersoon ingeval van vragen en of verzoeken rondom persoonsgegevens.

Contactpersoon: Annemarie Koch
Naam contactpersoon praktijk: Annemarie Koch
Praktijkadres: Marga Klompesingel 184
Postcode: 2135 JV
Plaats: Hoofddorp
Emailadres: info@tandartskoch.nl
Telefoonnummer: 023-5610923

2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Tandartspraktijk AE Koch verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

De persoonsgegevens die door ons worden verzameld, worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

  • Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie, waaronder ook begrepen het declareren bij zorgverzekeraars, eventueel via factoringmaatschappijen.
  • Het versturen van nieuwsbrieven aan de bij de praktijk ingeschreven patiënten.
  • In geval de praktijk deelneemt aan onderzoeken, worden gegevens verstrekt aan de beroepsvereniging van het ANT.
  • Op grond van de Wkkgz dient elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben, waarbij incidenten door medewerkers worden gemeld, zodat kwaliteit van zorg kan worden verbeterd en gewaarborgd. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dit geval wordt de patiënt hierover ingelicht.
  • Het aanmaken van uw account om u bij de praktijk in te schrijven.
  • Het beantwoorden van uw vraag gesteld via onze website.

Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst moet de praktijk over de volgende (bijzondere) persoonsgegevens beschikken

Persoonsgegevens
Bijzondere persoonsgegevens
BSN nummer
Geboortedatum
Verzekeringsgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer
NAW gegevens
Medische gegevens medicatiegebruik
Medische gegevens gezondheid

In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische (patiënt)gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen en patiënten derhalve niet als patiënt kunnen worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars.

Het inlichten van de zorgverlener over medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten

Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Tandartspraktijk AE Koch alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens in beginsel alleen aan derde partijen indien u daar zelf toestemming voor heeft gegeven. Gegevensverstrekking zonder uw toestemming vindt plaats indien dat noodzakelijk is om de overeenkomst tussen u en ons uit te kunnen voeren of een wettelijke verplichting ons dat voorschrijft.

Tandartspraktijk AE Koch heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:

  • softwareleverancier patiëntenadministratie Vertimart Exquise
  • Joheco Automatisering
  • SMS dienst Vertimart
  • Excent ATL Tandtechniek

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.

Tandartspraktijk AE Koch verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden er geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Tandartspraktijk AE Koch alleen persoonsgegevens indien hiervoor door de patiënt toestemming is gegeven.

4. Bewaartermijn

Wij zullen uw gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de in deze privacy- en cookieverklaring beschreven doeleinden, tenzij dat nodig is op grond van een wettelijke verplichting. Voor het bewaren van uw medische gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijn van 15 jaar uit de Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst. Naast de WGBO houden we indien nodig ook rekening met bewaartermijnen die voortvloeien uit andere wetgeving.

5. Beveiligingsmaatregelen

Om uw gegevens zo goed mogelijk te beschermen hebben wij passende beveiligingsmaatregelen getroffen. De praktijk werkt volgens de NEN7510 norm voor informatiebeveiliging en dat er binnen de praktijk een privacy beleid is opgesteld en geïmplementeerd.

Tandartspraktijk AE Koch werkt met een patiënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s. De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel. De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd. De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel. Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk. Bij mobiel inloggen, dan wel werken vanuit huis wordt veilig gewerkt. Binnen het patiëntensysteem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN. Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf. Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden. Medewerkers van Tandartspraktijk AE Koch hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd. Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd. Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.

6. Uw rechten

Wanneer u persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, heeft u verschillende rechten die u kunt uitoefenen. Zo heeft u recht op inzage, rectificatie en het wissen van uw gegevens. Ook kunt u ons verzoeken om uw gegevens aan u of een andere partij over te dragen of om de gegevensverwerking te beperken. Het staat u daarnaast vrij om bezwaar te maken tegen een verwerking van uw gegevens. U kunt bovendien uw toestemming voor de gegevensverwerking altijd in te trekken. U kunt uw verzoek bij ons kenbaar maken door ons een e-mail te sturen aan info@tandartskoch.nl Wij streven ernaar om binnen 14 werkdagen op uw verzoek te reageren.

Mocht u onverhoopt niet tevreden zijn over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht hierover indienen bij de Autoriteit persoonsgegevens. De contactgegevens van de Autoriteit persoonsgegevens vindt u hier: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-over-gebruik-persoonsgegevens

7. Het gebruik van cookies

Voor het functioneren van onze praktijkwebsite maken wij gebruik van cookies. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het device (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het device. Cookies zijn er in verschillende soorten. Wij maken gebruik van de volgende soorten cookies:

-analytic cookies: om te kunnen analyseren hoe onze website door bezoekers wordt gebruikt en naar aanleiding daarvan verbeteringen te kunnen doorvoeren;

Via onze website worden cookies geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de Analytics dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Wij gebruiken deze dienst niet voor ingelogde gebruikers. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Google diensten, wij laten de IP-adressen anonimiseren. De informatie die door Google wordt verzameld, wordt overgebracht naar en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Wij hebben geen invloed op het gebruik van de data door Google en/of derden. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien zij hiertoe wettelijk worden verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerkt. Google houdt zich aan de privacy beginselen van en zijn aangesloten bij Privacy Shield van het Amerikaanse Ministerie van Economische Zaken en de Europese Commissie. Voor meer informatie over deze gegevensverwerking kunt u de privacy verklaring van Google lezen.

In uw browser kunt u de instellingen rond het gebruik van cookies desgewenst aanpassen. Ook kunt u eventueel handmatig cookies verwijderen. Dit leest u na in de handleiding van uw browser.

7. Wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy- en cookieverklaring aan te passen. Deze wijzigingen zullen via onze praktijkwebsite bekend worden gemaakt. Wij raden u daarom aan om deze verklaring regelmatig te raadplegen, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

​Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst bijgewerkt op: 2-1-2021